Procedury i Wytyczne dotyczące Bezpieczeństwa Małoletnich w klubie
STOWARZYSZENIE SZACHOWE HETMAN
UL.KILIŃSKIEGO 57
27-400 OSTROWIEC ŚWIĘTOKRZYSKI
Przedmowa
Podstawową zasadą wszelkich działań podejmowanych przez personel klubu jest troska o dobro dziecka oraz jego najlepsze interesy. Każdy członek personelu traktuje dzieci z należytym szacunkiem i uwzględnia ich potrzeby. Bezwarunkowo zabrania się stosowania jakiejkolwiek formy przemocy wobec dzieci. Personel klubu, realizując te cele, działa w zgodzie z obowiązującym prawem, wewnętrznymi przepisami klubowymi oraz własnymi kwalifikacjami.
Podstawy Prawne Polityki Ochrony Małoletnich:
Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zapobieganiu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r., poz. 31 z późn. zm.) – stanowi fundamentalną podstawę dla działań klubu mających na celu zapewnienie ochrony dzieci przed wszelkimi formami zagrożeń przestępczością seksualną.
§ 1
Słownik pojęć / Definicje używane w Dokumencie Polityki Ochrony Małoletnich:
- Personel lub Członek Personelu – obejmuje osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, członków klubu, wolontariuszy oraz stażystów.
- Zarząd Klubu – oznacza osobę, organ lub podmiot uprawniony do podejmowania decyzji dotyczących działalności klubu, zgodnie z obowiązującym prawem i/lub wewnętrznymi dokumentami klubowymi.
- Dziecko – każda osoba niepełnoletnia do ukończenia 18 roku życia.
- Opiekun Dziecka – osoba upoważniona do reprezentowania dziecka, w tym rodzic lub opiekun prawny. W przypadku rodzica zastępczego, również jest to opiekun zgodnie z niniejszym dokumentem.
- Zgoda Rodzica Dziecka – oznacza zgodę co najmniej jednego z rodziców dziecka/opiekunów prawnych. W przypadku braku zgody między rodzicami, rodziców należy poinformować o konieczności decyzji sądu rodzinnego.
- Krzywdzenie Dziecka – obejmuje popełnienie czynu zabronionego lub karalnego na szkodę dziecka przez jakąkolwiek osobę, w tym członka personelu klubu lub zagrożenie dobrobytu dziecka, w tym zaniedbanie.
- Osoba Odpowiedzialna za Internet – wyznaczona przez zarząd klubu osoba, nadzorująca korzystanie z internetu przez dzieci na terenie klubu oraz ich bezpieczeństwo w internecie.
- Osoba Odpowiedzialna za Politykę Ochrony Małoletnich – wyznaczony przez zarząd klubu członek personelu odpowiedzialny za wdrożenie Polityki Ochrony Małoletnich w klubie.
- Dane Osobowe Dziecka – wszelkie informacje umożliwiające identyfikację dziecka.
§ 2.
Rozpoznawanie i reagowanie na czynniki ryzyka krzywdzenia dzieci - Personel klubu posiada wiedzę i w ramach wykonywanych obowiązków zwraca uwagę na czynniki ryzyka i symptomy krzywdzenia dzieci.
- W przypadku zidentyfikowania czynników ryzyka personel klubu podejmuje rozmowę z opiekunami, przekazując informacje na temat dostępnej oferty wsparcia i motywując ich do szukania dla siebie pomocy.
- Personel monitoruje sytuację i dobrostan dziecka.
§ 3
Zasady identyfikacji i reakcji na potencjalne zagrożenia dla dzieci - Personel klubu jest odpowiednio przeszkolony i podczas wykonywania swoich obowiązków zwraca uwagę na potencjalne czynniki ryzyka oraz objawy krzywdzenia dzieci.
- W sytuacji wykrycia jakichkolwiek czynników ryzyka personel klubu podejmuje rozmowy z opiekunami, udzielając im informacji na temat dostępnych źródeł wsparcia oraz motywując ich do korzystania z tych zasobów.
- Personel stale monitoruje sytuację i dobrostan dzieci, aktywnie obserwując ich zachowanie, reakcje oraz relacje między uczestnikami, co umożliwia szybką reakcję na wszelkie potencjalne zagrożenia i zapewnienie bezpieczeństwa każdemu dziecku.
§ 4
Procedury rekrutacji pracowników, wolontariuszy, stażystów i praktykantów - Podczas procesu rekrutacji kandydaci są zobowiązani do przedstawienia informacji z Krajowego Rejestru Karnego (KRK), co jest niezbędne dla ubiegających się o stanowisko instruktora sportu. Posiadanie legitymacji instruktora sportu jest równoznaczne z wypełnieniem tego wymogu.
- Każdy kandydat ubiegający się o pracę w klubie lub współpracę z nim musi przejść weryfikację w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RSPTS), szczególnie istotną dla instruktorów sportu.
- Osoby starające się o zatrudnienie są również zobowiązane do dostarczenia referencji od osób, które znają ich doświadczenie w pracy z dziećmi lub pracę umożliwiającą kontakt z dziećmi. Zarząd Klubu ma prawo oceny własnej na temat tych referencji.
- W trakcie procesu rekrutacji kandydatom stawiane są pytania dotyczące zasad ochrony dzieci, mające na celu zapewnienie, że wszyscy pracownicy klubu zdają sobie sprawę z istoty i znaczenia zapewnienia bezpiecznego i odpowiedzialnego środowiska dla uczestników.
§ 5.
Zasady bezpiecznych relacji między personelem (wolontariuszami, stażystami, praktykantami) a dziećmi - Regulacje dotyczące kontaktu fizycznego personelu z dziećmi są dostosowane do specyfiki działalności klubu sportowego, uwzględniając zarówno aspekty bezpieczeństwa, jak i potrzeb treningowych. Kontakty fizyczne są akceptowane podczas zajęć treningowych, gdy są one niezbędne do prawidłowego instruowania dzieci oraz w sytuacjach pomocy przy przygotowaniu do treningu, przebieraniu itp. Kontakty te są świadomie kontrolowane i odzwierciedlają warunki sportowych treningów oraz techniki samoobrony, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo i komfort uczestnikom. W każdym momencie każde dziecko ma prawo odmówić kontynuowania kontaktu, a personel klubu jest zobowiązany do poszanowania tej decyzji oraz do zachowania odpowiednich granic i szacunku wobec uczestników.
- Personel klubu komunikuje się z dziećmi w sposób jasny, uprzejmy i szanujący. Możliwe jest stosowanie luźnego stylu komunikacji oraz używanie potocznego języka i przezwisk, o ile nie powoduje to dyskomfortu dzieci. Komunikacja obejmuje tematykę związaną z działalnością sportową klubu oraz ewentualną pomocą psychologiczną i wychowawczą, gdy jest to konieczne.
- W klubie dzieci są traktowane równo, niezależnie od płci, wieku, rasy, wyznania, orientacji seksualnej itp., zapewniając każdemu uczestnikowi równy dostęp do możliwości rozwoju i wsparcia. Nagrody i kary są stosowane zgodnie ze statutem klubu, który jest powszechnie dostępny i zrozumiały dla wszystkich uczestników, co zapewnia transparentność i sprawiedliwość w procesie oceniania zachowań. Dodatkowo, zaangażowanie dzieci w życie klubu jest aktywnie promowane poprzez organizowanie różnorodnych działań, wydarzeń i projektów, które umożliwiają uczestnictwo oraz rozwój umiejętności społecznych i liderowania.
- Zasady dotyczące odpoczynku i nocowania dzieci są zarządzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, co obejmuje ustalenie klarownych wytycznych oraz procedur zapewniających bezpieczeństwo i komfort dzieci podczas odpoczynku i noclegu, co jest kluczowe dla zapewnienia ich dobrej kondycji fizycznej i psychicznej.
- W przypadku dyscyplinowania i nagradzania dzieci, stosowane są kary i nagrody określone w statucie klubu. Motywacją dodatkową może być otrzymanie dodatkowych zadań treningowych. Niedopuszczalne jest stosowanie jakichkolwiek form kar cielesnych przez personel klubu.
- Personel klubu może nawiązywać kontakty z dziećmi poza klubem, zachowując jednak kontekst związany z działalnością klubu oraz przestrzegając określonych zasad komunikacji ustalonych w punkcie 2, co obejmuje zachowanie profesjonalizmu, odpowiedzialność i szacunek w wszelkich interakcjach, aby zapewnić integralność i bezpieczeństwo dzieci w każdym środowisku
§ 6.
Działania w przypadku podejrzenia zagrożenia dla bezpieczeństwa dzieci - Bezpieczeństwo dzieci może być zagrożone na różne sposoby, przy wykorzystaniu różnorodnych form kontaktu i komunikacji, co obejmuje zarówno interakcje osobiste, jak i cyfrowe, a także może przybierać różne formy, w zależności od kontekstu i okoliczności, co wymaga świadomości i podejmowania działań zaradczych w celu ochrony najmłodszych przed potencjalnymi zagrożeniami.
- W tym dokumencie rozważa się trzy główne formy zagrożeń dla bezpieczeństwa dzieci:
a. popełnienie przestępstwa przeciwko dziecku (np. nadużycie seksualne, przemoc fizyczna),
b. inne formy krzywdzenia, które nie są przestępstwem, np. krzyki, kary cielesne, upokarzanie, c. zaniedbanie potrzeb życiowych dziecka, np. związane z żywieniem, higieną lub zdrowiem. - W związku z powyższym, określa się procedury interwencji w przypadku podejrzenia działania na szkodę dziecka przez: a. osoby dorosłe (personel, inne osoby trzecie, rodziców/opiekunów prawnych), b. inne dzieci.
§ 7. - Jeśli członek personelu klubu zauważa sygnały wskazujące na możliwość krzywdzenia dziecka, bądź też sam dziecko lub jego opiekun zgłaszają takie zaniepokojenie, zgodnie z obowiązującymi procedurami, zobowiązany jest sporządzić szczegółową notatkę służbową, zawierającą wszystkie istotne informacje na temat zaistniałej sytuacji. Następnie należy przekazać tę notatkę odpowiedzialnym władzom klubu, co może odbyć się za pomocą formy pisemnej lub mailowej, w celu podjęcia dalszych działań.
- Zarząd klubu lub wyznaczona przez niego osoba, odpowiedzialna za prowadzenie działań interwencyjnych, podejmuje konieczne kroki w przypadku podejrzeń o krzywdzenie dziecka. W sytuacji wyznaczenia konkretnej osoby do tego zadania, dane kontaktowe takiej osoby są udostępniane personelowi klubu oraz opiekunom dzieci, aby zapewnić płynny przepływ informacji i skoordynowane działania.
- Jeśli konieczne jest wyznaczenie innej osoby do przeprowadzenia interwencji, pod pojęciem „zarząd klubu” rozumie się wówczas osobę, która została powołana do odpowiedzialności za przeprowadzenie działań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i wsparcia dla dziecka.
- W przypadku, gdy osoba wyznaczona do przeprowadzenia interwencji jest oskarżona o jakiekolwiek formy krzywdzenia, zarząd klubu przejmuje kontrolę nad całym procesem interwencji, aby zapewnić obiektywne i skuteczne działania.
- Gdy osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie interwencji zostaje oskarżona o krzywdzenie, a nie ma innego dedykowanego do tego celu pracownika, osoba, która zgłosiła podejrzenie lub osoba, do której podejrzenie zostało zgłoszone, jest zobowiązana podjąć kroki określone w odpowiednich procedurach klubu.
- W ramach interwencji specjaliści, takich jak psychologowie czy pedagodzy, mogą być zaangażowani, aby dostarczyć dodatkowe wsparcie i pomóc w prowadzeniu rozmów z dzieckiem na temat trudnych doświadczeń, z zachowaniem pełnego zrozumienia i wrażliwości.
- Zarząd klubu ma obowiązek poinformować opiekunów dziecka o konieczności zgłoszenia wszelkich podejrzeń o krzywdzenie dziecka odpowiednim instytucjom, takim jak prokuratura, policja, sąd rodzinny lub ośrodek pomocy społecznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami.
- Po poinformowaniu opiekunów, zarząd klubu formalnie składa zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub składa wniosek o zbadanie sytuacji rodziny przez odpowiednie organy, w celu podjęcia dalszych działań w związku z zaistniałą sytuacją.
- Następnie dalsze kroki i działania są w gestii wymienionych instytucji, które podejmują odpowiednie środki w celu ochrony dziecka i rozwiązania sytuacji.
- Każda interwencja prowadzona przez klub jest dokładnie dokumentowana w karcie interwencji, która stanowi integralną część rejestru interwencji klubu, aby zachować pełną transparentność i przejrzystość w działaniach podejmowanych w celu ochrony dzieci.
§ 8.
Jeśli istnieje podejrzenie, że życie dziecka jest zagrożone lub grozi mu poważne uszkodzenie zdrowia, należy niezwłocznie powiadomić odpowiednie służby (policję, pogotowie ratunkowe), dzwoniąc pod numer 112 lub 998 (pogotowie). Powiadomienie dokonuje członek personelu, który jako pierwszy otrzymał informację o zagrożeniu, a następnie sporządza kartę interwencji.
§ 9.
Krzywdzenie przez osoby dorosłe - W przypadku zgłoszenia przypadku krzywdzenia dziecka, zarząd klubu inicjuje proces przeprowadzenia rozmów z dzieckiem, osobami posiadającymi istotne informacje na temat zdarzenia oraz jego opiekunami. Celem tych rozmów jest ustalenie szczegółowego przebiegu zdarzenia oraz jego potencjalnego wpływu na zdrowie psychiczne i fizyczne dziecka. Wszelkie istotne ustalenia oraz wyniki tych rozmów są szczegółowo dokumentowane i spisywane na dedykowanej karcie interwencji, co umożliwia pełniejsze zrozumienie kontekstu oraz podejmowanie adekwatnych działań w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony i wsparcia dla dziecka.
- Zarząd klubu podejmuje działanie w postaci zorganizowania spotkania z opiekunami dziecka w celu przekazania im szczegółowych informacji dotyczących zaistniałego zdarzenia oraz podkreślenia potrzeby lub możliwości skorzystania z profesjonalnego wsparcia specjalistycznego, które może być dostępne zarówno ze strony innych organizacji, jak i służb. Poprzez takie spotkanie zarząd stara się zapewnić opiekunom pełne zrozumienie sytuacji oraz zasugerować ewentualne kroki, które mogą być podjęte w celu zapewnienia najlepszego wsparcia i pomocy dla dziecka.
- Kiedy zostaje zidentyfikowane przestępstwo na szkodę dziecka, zarząd klubu podejmuje niezbędne kroki, informując właściwe organy ścigania o możliwości popełnienia tego przestępstwa oraz udzielając wszelkiego wsparcia w prowadzeniu śledztwa w celu ochrony interesów dziecka.
- Jeśli opiekunowie dziecka nie wykazują zainteresowania otrzymaniem pomocy lub współpracą, zarząd klubu podejmuje kroki w celu zapewnienia dalszej ochrony dziecka poprzez złożenie wniosku o zbadanie sytuacji rodziny przez sąd rodziny, aby w ten sposób zapewnić kompleksową interwencję i wsparcie dla dziecka.
- Jeśli z ustaleń wynika, że opiekunowie zaniedbują potrzeby dziecka lub rodzina nie spełnia swojej roli opiekuńczej, konieczne jest poinformowanie ośrodka pomocy społecznej o potrzebie pomocy dla rodziny.
- Jeśli istnieje podejrzenie, że członek personelu klubu dopuścił się krzywdzenia, natychmiastowo zostaje zawieszony od wszelkich form kontaktu z dziećmi do czasu pełnego wyjaśnienia sprawy.
- Jeśli członek personelu dopuścił się krzywdzenia dziecka, zarząd klubu podejmuje środki mające na celu rzetelne zbadanie sprawy poprzez przeprowadzenie pełnego śledztwa oraz podejmuje stosowne kroki, włącznie z rozważeniem rozwiązania umowy o pracę z osobą odpowiedzialną za naruszenie zaufania i bezpieczeństwa dzieci.
- Wszyscy pracownicy, którzy mają wiedzę o krzywdzeniu dziecka w związku z ich obowiązkami, zobowiązani są do zachowania tej informacji w tajemnicy, z wyjątkiem informacji przekazywanych uprawnionym instytucjom.
- W przypadku gdy podejrzenie krzywdzenia nie zostało potwierdzone, opiekunowie dziecka otrzymują pisemne powiadomienie na ten temat, które ma na celu zapewnienie im pełnej przejrzystości i zrozumienia sytuacji.
§ 10.
Krzywdzenie przez rówieśników - Jeśli istnieje podejrzenie, że dziecko jest krzywdzone przez inne dziecko w klubie, należy przeprowadzić rozmowy z oboma dziećmi i ich opiekunami, a także innymi osobami mającymi wiedzę na temat zdarzenia. Wyniki rozmów są spisywane na kartach interwencji.
- Wspólnie z opiekunami dziecka krzywdzącego opracowuje się kompleksowy plan naprawczy, który ma na celu nie tylko zmianę niepożądanych zachowań, ale także zapewnienie odpowiedniego wsparcia i środków zapobiegawczych, aby dziecko mogło rozwijać się i funkcjonować zdrowo zarówno psychicznie, jak i emocjonalnie.
- Z opiekunami dziecka krzywdzonego wspólnie opracowuje się kompleksowy plan zapewnienia mu bezpieczeństwa, obejmujący nie tylko natychmiastowe działania mające na celu eliminację aktualnego zagrożenia, ale także długoterminowe strategie mające na celu zapobieganie powtórnemu wystąpieniu sytuacji krzywdzenia oraz wsparcie emocjonalne i psychologiczne potrzebne dziecku w procesie gojenia się i odzyskiwania poczucia bezpieczeństwa.
- Należy upewnić się, że dziecko podejrzewane o krzywdzenie nie jest samo krzywdzone przez innych.
- W przypadku gdy dziecko podejrzewane o krzywdzenie nie bierze udziału w działaniach klubu, konieczne jest przeprowadzenie rozmowy z dzieckiem, które doświadcza krzywdzenia, oraz jego opiekunami. Dodatkowo, należy podjąć działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa dziecku poprzez poinformowanie szkoły lub odpowiednich instytucji.
§ 11.
Zasady ochrony prywatności i wizerunku dzieci w klubie - Klub gwarantuje, że przestrzega najwyższych standardów ochrony prywatności danych osobowych dzieci zgodnie z aktualnymi przepisami prawymi.
- Uznając prawo dziecka do prywatności i ochrony dóbr osobistych, klub gwarantuje ochronę wizerunku dziecka.
- Polityka prywatności klubu zawiera kompleksowe wytyczne dotyczące zasad publikacji wizerunku dziecka, które mają na celu zapewnienie ochrony prywatności i bezpieczeństwa dzieci oraz ich wizerunku. Te wytyczne określają precyzyjne procedury i wymagania dotyczące publikacji wizerunku dziecka, uwzględniając różnorodne konteksty, w których może być on wykorzystywany, aby zapewnić, że wszystkie działania klubu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i najlepszymi praktykami w zakresie ochrony prywatności dzieci.
- Do publikacji, rejestracji i przechowywania danych dziecka wymagana jest pisemna zgoda rodzica lub opiekuna, zawarta w deklaracji członkowskiej.
§ 12. - Personel klubu nie ma prawa umożliwiać przedstawicielom mediów utrwalania wizerunku dziecka na terenie klubu bez zgody opiekuna dziecka.
- Aby uzyskać zgodę, personel klubu może skontaktować się z opiekunem dziecka i ustalić procedurę uzyskania zgody, nie ujawniając jednak danych kontaktowych opiekuna przedstawicielom mediów.
- W przypadku gdy wizerunek dziecka jest tylko częścią większego obrazu, jak na przykład zgromadzenie czy publiczna impreza, nie wymaga się zgody opiekuna na jego utrwalenie.
§ 13.
Zasady bezpiecznego korzystania z Internetu i mediów elektronicznych - Z powodu braku możliwości monitorowania przeglądanych treści oraz dbając o bezpieczeństwo i dobrostan swoich zawodników nieletnich, Klub nie udostępnia im dostępu do Internetu. Działanie to ma na celu zapewnienie, że dzieci korzystają z sieci w kontrolowany i bezpieczny sposób, unikając narażenia na nieodpowiednie treści lub sytuacje, które mogą zagrażać ich bezpieczeństwu lub wizerunkowi.
- Dzieci mogą korzystać z Internetu na terenie klubu wyłącznie za pomocą prywatnych urządzeń.
- W przypadku zauważenia przez personel klubu przeglądania przez dziecko niebezpiecznych treści, zarząd klubu informuje opiekunów dziecka o zdarzeniu.
§ 14.
Monitoring - Prezes klubu został wyznaczony jako główna osoba odpowiedzialna za nadzór nad wdrażaniem Polityki ochrony dzieci w klubie oraz za zapewnienie, że wszystkie działania podejmowane są zgodnie z przyjętymi standardami i najlepszymi praktykami w tej dziedzinie.
- Osoba odpowiedzialna za Politykę monitoruje jej realizację, reaguje na sygnały naruszeń i proponuje zmiany w Polityce.
- Co 12 miesięcy przeprowadza się ankietę monitorującą realizację Polityki wśród personelu klubu. Wzór ankiety stanowi załącznik do Polityki.
- Personel ma prawo zgłaszać propozycje zmian w Polityce oraz wskazywać na ewentualne naruszenia jej postanowień. Dzięki tej możliwości personel może aktywnie uczestniczyć w doskonaleniu i ulepszaniu zasad oraz procedur dotyczących ochrony dzieci w klubie, co przyczynia się do zapewnienia jeszcze wyższych standardów bezpieczeństwa i dobrostanu dzieci.
- Osoba odpowiedzialna za Politykę opracowuje raport z monitoringu na podstawie wypełnionych ankiet i przekazuje go zarządowi klubu.
- Zarząd klubu aktywnie monitoruje i dostosowuje Politykę, wprowadzając wszystkie niezbędne zmiany i ulepszenia w celu zapewnienia zgodności z aktualnymi przepisami i najlepszymi praktykami. Po dokonaniu tych zmian zarząd niezwłocznie informuje cały personel klubu, aby wszyscy mieli pełną świadomość nowych postanowień i zasad obowiązujących w Polityce.
§ 15.
Przepisy końcowe - Polityka staje się obowiązująca i wiążąca dla wszystkich zainteresowanych stron od momentu jej oficjalnego ogłoszenia i udostępnienia, a co za tym idzie, wszelkie postanowienia i zasady w niej zawarte mają zastosowanie do wszystkich działań podejmowanych po tym czasie.
- Ogłoszenie Polityki następuje w sposób dostępny dla wszystkich zainteresowanych, na przykład poprzez wywieszenie w miejscu ogłoszeń oraz zamieszczeniu na stronie internetowej klubu.
